Hanoi (VNA) - La Ley de Archivos de 2024 y sus documentos de implementación, que entraron en vigor el 1 de julio de 2025, sienta una base legal integral para la gestión de documentos en línea, lo que se alinea con el despliegue de las decisiones y estrategias sobre la reorganización del gobierno local de dos niveles en Vietnam.
Según Nguyen Thanh Binh, subdirector del Departamento de Documentos y Archivos Estatales (dependiente del Ministerio del Interior), la gestión de documentos electrónicos es un motor impulsor clave para construir una infraestructura de archivo digital que cumpla con los estándares internacionales, aplique tecnología moderna y garantice la seguridad de los datos.
La reorganización de las unidades administrativas y la construcción del gobierno local de dos niveles requieren que el sistema de archivos electrónicos garantice una gestión de documentos unificada y conectada desde el nivel provincial hasta el comunal, reduzca la dependencia en los recursos tradicionales y apoye la gestión de manera más flexible, argumentó.
Los documentos electrónicos ayudan a ahorrar costos y espacio de almacenamiento, reducir el uso de papel, proteger el medio ambiente, a la par de aumentar la transparencia, mejorar los servicios públicos y apoyar la toma de decisiones de forma oportuna, destacó.
Las agencias de archivos históricos a nivel provincial deben desempeñar un papel central en la gestión de datos locales. Sin embargo, la implementación aún enfrenta desafíos en cuanto a la infraestructura tecnológica, recursos humanos y ciberseguridad, además de la falta de estándares consistentes entre los sistemas de software y la escasez de fondos de inversión, dijo el funcionario.
En respuesta a las resoluciones y conclusiones sobre la racionalización del sistema político, la reestructuración de las unidades administrativas y la construcción del gobierno local de dos niveles, muchas agencias y unidades han sido fusionadas, disueltas o han visto reajustadas sus funciones, tareas y estructuras. Para garantizar que el proceso de transferencia y reorganización de las actividades de las agencias, organizaciones y niveles de la administración local sea continuo, fluido y efectivo, parte de la responsabilidad recae en los gerentes estatales, los gerentes directos y los organizadores del trabajo documental y de archivos.
El Comité Central del Partido Comunista de Vietnam identificó el desarrollo de la ciencia, la tecnología, la innovación y la transformación digital como una condición previa para el desarrollo del país. Una de las tareas principales es la aplicación de la tecnología en el trabajo de oficina y archivo.
El Ministerio del Interior orientó al Departamento de Documentos y Archivos Estatales emitir instrucciones y organizar grupos de trabajo para apoyar a las localidades en el proceso de reorganización administrativa. Algunas localidades han tomado la iniciativa de guiar la inventariación, empaquetado, transferencia y protección segura de los documentos archivados.
Dicha cartera exigió además una gestión centralizada, unificada y segura de los documentos generados por las actividades de las agencias y organizaciones, clasificados por fondo de archivo. Las unidades deben cerrar sus fondos de archivo a partir de la fecha de finalización de sus operaciones y no emitir documentos administrativos desde que la decisión de fusión entra en vigor.
Los ministerios, sectores y localidades deben cumplir estrictamente las regulaciones legales sobre documentos y archivos, resolver los documentos pendientes y desplegar la gestión de archivos digitales, contribuyendo así a la implementación exitosa de la estrategia nacional de transformación digital./.
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